Was ist ein Business-System?
Eine wirklich kurze und prägnante Anleitung!
von Sebastian Maier
Stell Dir vor, Du könntest Dein Unternehmen effizienter, erfolgreicher und profitabler machen, während Du gleichzeitig mehr Freiraum genießt. Die Antwort liegt in Business-Systemen! Diese „Geheimstrategie“ kann Dir dabei helfen, Dein Unternehmen auf das nächste Level zu bringen.
Kurz gesagt, ist ein Business-System eine wiederholbare Methode, um ein bestimmtes Ergebnis in Deinem Unternehmen zu erzielen.
Du machst immer wieder dieselben Arbeitsschritte in Deinem Business? Dann ist es ein System, aber das sagt noch nichts über die Qualität des Business-Systems aus.
Es gibt intuitive und dokumentiere Systeme. Die meisten von uns haben intuitive Systeme, der Unterschied ist, dass wir das Ergebnis bei intuitiven Prozessen dem Zufall überlassen.
Das wollen wir ändern, denn unsere Kunden erwarten von uns hervorragende Ergebnisse. Also, wie können wir Business-Systeme nutzen, um es als unseren Erfolgsmotor zu nutzen?
Was ist ein Business-System? Wenn Du das Resultat nicht mehr dem Zufall überlassen willst, ist es wichtig, dass Du Dein System so gestaltest, dass es immer auf die gleiche Art und Weise durchgeführt werden kann, damit es einfach und konsistent ist.
Lass mich Dir kurz an 3 Beispielen erklären, was ich meine:
Beispiel #1:
Dreckige Wäsche waschen
Prozess: sortieren, waschen, trocknen, falten, einräumen
Hilfsmittel: Waschmaschine, Trockner, Waschmittel, Person
Beispiel #2:
Blogpost schreiben
Konkretes Ergebnis: Blogpost auf der Website veröffentlichen
Prozess: recherchieren, skizzieren, schreiben, bearbeiten, hochladen, veröffentlichen
Hilfsmittel: Google Docs, Picmonkey, WordPress, Autor
Beispiel #3:
On-Boarding von neuen Kunden
Konkretes Ergebnis: Dein Kunde weiß, was die nächsten Schritte sind. Du gibst ihm ein gutes Gefühl nach dem Kauf und die Sicherheit bei Dir richtig zu sein. Du bekommst von Deinem Kunden alles, was Du brauchst, um mit der Arbeit zu beginnen.
Prozess: Rechnung bezahlt, Fragebogen ausgefüllt, On-Boarding-Video versendet…
Hilfsmittel: Digistore24, Terminplanung (ycbm), Video-Calls (Zoom), CRM (Notion)
Am wichtigsten ist, dass Du Dein System so gestaltest, dass es immer auf die gleiche Weise ausgeführt werden kann. So machst Du es Dir und anderen leichter, es konsequent auszuführen.
Indem Du die Superpower der Business-Systeme nutzt, kannst Du Dein Unternehmen auf ein völlig neues Niveau heben. Du wirst in der Lage sein, wiederkehrende Prozesse zu optimieren, Ressourcen effizienter einzusetzen und letztendlich Deine Kunden zufriedener zu machen. All das führt zu mehr Erfolg und Wachstum, während Du gleichzeitig mehr Zeit für Dich selbst und Deine Lieben gewinnst. Es ist Zeit, Deine Superpower zu entfesseln!
Noch ein paar Gedanken
Checklisten sind KEINE Business-Systeme
Versteh mich bitte nicht falsch, Checklisten sind super hilfreich, um sicherzustellen, dass wir bei der Erledigung von Aufgaben nichts Wichtiges übersehen. Sie sind praktische Helfer, die uns dabei unterstützen, Schritt für Schritt unsere Ziele zu erreichen.
Doch, obwohl Checklisten ein nützlicher Bestandteil eines Business-Systems sein können, sind sie für sich genommen noch kein komplettes System.
Ein Business-System geht über eine bloße Checkliste hinaus. Es ist ein umfassender Ansatz, der nicht nur den Prozess der Aufgabenabfolge berücksichtigt, sondern auch die Ressourcen, die Verantwortlichkeiten und die laufende Verbesserung der Prozesse. Kurz gesagt, ein Business-System verbindet verschiedene Elemente, die zusammenarbeiten, um in deinem Unternehmen bestimmte Ergebnisse zu erzielen.
Während eine Checkliste also eine praktische Liste von Aufgaben ist, die du abhaken kannst, umfasst ein Business-System auch die Organisation und Zuweisung von Ressourcen, das Optimieren von Abläufen, das Identifizieren von Schwachstellen und das kontinuierliche Verbessern der Prozesse.
In diesem Sinne kann eine Checkliste als Teil eines Business-Systems gesehen werden, indem sie beispielsweise zur Strukturierung und Überwachung eines Prozesses dient. Sie ist jedoch nur ein Element in einem größeren System und sollte nicht als das gesamte Business-System angesehen werden.
Versteckte Vorteile von Business-Systemen
Effizienzsteigerung: Business-Systeme helfen, Prozesse zu optimieren und automatisieren, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden. Durch die Standardisierung von Arbeitsabläufen können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe beschleunigen und produktiver gestalten.
Konsistente Ergebnisse: Die Einführung von Business-Systemen stellt sicher, dass alle Aufgaben und Prozesse innerhalb des Unternehmens auf konsistente Weise ausgeführt werden. Dies führt zu einer höheren Qualität der Produkte oder Dienstleistungen und verbessert das Kundenerlebnis.
Skalierbarkeit: Mit gut definierten Systemen und Prozessen können Unternehmen leichter wachsen und sich an veränderte Marktbedingungen anpassen. Business-Systeme ermöglichen es, den Arbeitsaufwand und die Kapazität entsprechend den wachsenden Anforderungen des Unternehmens zu skalieren.
Einfache Mitarbeiterintegration: Wenn klare Systeme und Verfahren vorhanden sind, wird die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert. Neue Teammitglieder können schneller in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert werden, da sie klare Anweisungen und Erwartungen haben.
Kontinuierliche Verbesserung: Business-Systeme ermöglichen es Unternehmen, ihre Prozesse regelmäßig zu überprüfen und zu optimieren. Durch die Identifizierung von Engpässen und Schwachstellen können Unternehmen kontinuierlich Verbesserungen vornehmen, um ihre Leistung und Rentabilität zu steigern.
Business-Systeme & die passende Software finden...
Ein System ist viel mehr als nur eine App oder Software. Es ist auch nicht einfach nur eine Checkliste, ein Prozess-Dokument oder SOP (Standard Operation Procedure).
Es ist die zugrunde liegende Strategie, die Magie in Deinem Business, das, was Dein Unternehmen von anderen unterscheidet.
Daher empfehle ich Dir von ganzem Herzen, gehe App-unabhängig daran, Deine Abläufe zu optimieren und dann im zweiten Schritt erst die Software auszuwählen, die am besten zu Deinem Ablauf, Deinem System passt.
Die Software ist immer nur ein Hilfsmittel, die Deinem Business-System hilft, schneller oder automatisierter zu arbeiten.
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